Accès distant
Comment accéder aux fichiers de son entreprise à distance ?
Accéder aux documents de l’entreprise depuis l’extérieur peut se faire de plusieurs façons : VPN, espace de fichiers géré, plateforme collaborative ou bureau distant. Le bon choix dépend des usages, des volumes, des appareils et du niveau de contrôle recherché.
Accéder aux documents de l’entreprise depuis l’extérieur peut se faire de plusieurs façons : VPN, espace de fichiers géré, plateforme collaborative ou bureau distant. Le bon choix dépend des usages, des volumes, des appareils et du niveau de contrôle recherché.
Commencer par définir le besoin réel
« Accéder à ses fichiers à distance » peut désigner des situations très différentes.
Un utilisateur peut vouloir :
- ouvrir quelques documents depuis son ordinateur portable ;
- retrouver les mêmes dossiers sur plusieurs appareils ;
- travailler directement sur un partage de fichiers interne ;
- accéder à une application qui utilise ces fichiers ;
- collaborer avec plusieurs personnes ;
- consulter ponctuellement un document depuis un téléphone.
La solution adaptée ne sera pas la même dans chacun de ces cas.
Option 1 : utiliser un VPN
Un VPN permet à un appareil distant d'accéder à certaines ressources du réseau de l'entreprise.
Cela peut permettre d'utiliser un partage de fichiers existant sans le rendre directement accessible sur Internet.
Cette solution peut être pertinente lorsque :
- le stockage existe déjà sur le réseau interne ;
- les utilisateurs travaillent principalement depuis des ordinateurs administrés ;
- l'accès à d'autres applications internes est également nécessaire ;
- les volumes transférés restent compatibles avec la connexion disponible.
Le VPN nécessite toutefois de gérer les comptes, les droits et la sécurité des appareils qui se connectent.
Option 2 : utiliser un espace de fichiers géré
Un service de fichiers accessible par navigateur ou application peut être plus simple pour les utilisateurs qui ont surtout besoin de documents.
Selon la plateforme, il peut proposer :
- consultation depuis un navigateur ;
- synchronisation de certains dossiers ;
- partage contrôlé ;
- historique des versions ;
- accès depuis plusieurs appareils ;
- collaboration.
Ce modèle évite parfois d'ouvrir un accès réseau complet à l'utilisateur.
Il faut néanmoins vérifier les droits, la conservation des fichiers et la stratégie de sauvegarde du service.
Option 3 : utiliser une plateforme collaborative
Des solutions comme Microsoft 365 ou d'autres plateformes SaaS peuvent convenir lorsque les documents doivent être partagés et modifiés par plusieurs personnes.
L'intérêt principal est alors moins d'imiter un serveur de fichiers traditionnel que de proposer :
- édition collaborative ;
- partage ;
- versions ;
- accès web ;
- intégration avec d'autres outils de travail.
Le choix dépend notamment des formats de fichiers et des applications utilisées.
Tous les logiciels métier ne fonctionnent pas correctement lorsqu'un fichier est synchronisé ou modifié simultanément par plusieurs personnes.
Option 4 : passer par un bureau à distance
Si les fichiers doivent être utilisés avec des applications qui restent dans l'entreprise, un bureau distant peut être plus adapté.
L'utilisateur travaille alors dans un environnement distant qui accède localement aux données.
Cette approche peut éviter de transférer de gros fichiers à travers Internet à chaque ouverture.
Elle peut aussi permettre de centraliser l'administration des applications.
Pour comparer les deux approches, consultez VPN ou bureau à distance : que choisir ?.
Éviter d'exposer directement un partage de fichiers sur Internet
Un protocole conçu pour un réseau local ne doit pas être rendu publiquement accessible simplement pour gagner quelques étapes de configuration.
Les partages de fichiers doivent être placés derrière une solution d'accès adaptée : VPN, application web sécurisée, passerelle ou service spécialement conçu pour l'accès distant.
Le fait qu'un port soit protégé par un mot de passe ne suffit pas à justifier son exposition directe.
La connexion Internet du site principal peut devenir un facteur limitant
Lorsque les fichiers restent physiquement dans les locaux, la connexion du site doit envoyer les données vers les utilisateurs distants.
Il faut donc tenir compte :
- du débit montant ;
- de la latence ;
- de la stabilité de la connexion ;
- du nombre d'utilisateurs simultanés ;
- de la taille des fichiers.
Un stockage très rapide en local peut sembler lent à distance si la liaison Internet devient le goulot d'étranglement.
Les droits d'accès doivent rester maîtrisés
Donner un accès distant ne signifie pas donner accès à tous les dossiers.
Il est préférable de conserver une logique de droits basée sur les besoins :
- utilisateurs ;
- groupes ;
- dossiers ;
- applications ;
- éventuellement contexte ou type d'appareil.
Cette organisation facilite également le départ d'un utilisateur ou la modification de ses responsabilités.
Synchronisation et sauvegarde sont deux sujets distincts
Une plateforme qui synchronise les fichiers entre plusieurs appareils améliore leur accessibilité.
Elle ne garantit pas nécessairement qu'une version supprimée, corrompue ou chiffrée restera disponible suffisamment longtemps.
Il faut donc traiter séparément :
- l'accès aux fichiers ;
- la synchronisation ;
- l'historique des versions ;
- la sauvegarde ;
- la restauration.
Pour approfondir ce point, consultez la différence entre sauvegarde et synchronisation.
Que se passe-t-il si un ordinateur portable est perdu ?
Le mode d'accès choisi influence la quantité de données présentes sur l'appareil.
Un dossier entièrement synchronisé peut laisser des copies locales de nombreux fichiers.
Un accès par navigateur ou bureau distant peut au contraire limiter les données conservées sur le poste, selon la configuration.
Il faut donc réfléchir à :
- l'authentification ;
- le chiffrement du poste ;
- le verrouillage ;
- les capacités de révocation ;
- la présence éventuelle de copies hors ligne.
Quelle solution choisir ?
Quelques exemples :
- quelques dossiers partagés et postes administrés : un VPN peut être suffisant ;
- documents collaboratifs : une plateforme de fichiers ou collaborative peut être plus pratique ;
- applications métier et gros fichiers internes : un bureau distant peut être préférable ;
- utilisateurs mobiles avec besoins variés : une combinaison de plusieurs solutions peut être nécessaire.
La simplicité d'utilisation doit être évaluée en même temps que la sécurité et l'administration.
Une bonne solution d'accès distant reste compréhensible
L'utilisateur doit savoir où se trouvent ses fichiers, comment y accéder et quoi faire en cas de problème.
L'administrateur doit savoir quels comptes disposent d'un accès, quelles données sont synchronisées et comment retirer un droit rapidement.
Une solution trop complexe finit souvent par être contournée par les utilisateurs avec des outils personnels non prévus.
Vous souhaitez accéder à vos fichiers à distance ?
Zachary IT peut examiner le stockage existant, les utilisateurs et les applications concernées afin de proposer un mode d'accès adapté : VPN, espace de fichiers, solution collaborative ou environnement distant.